Formal Written Request: Connecting with Academicians Online

Pada lesson berikut ini akan dibahas format permintaan/permohonan informasi (request) secara formal melalui electronic mail (email).

Structure/Component

Berikut ini struktur atau komponen dari email yang ditulis dalam bahasa akademik & formal.

Subject

Subject dalam email merupakan bagian yang akan pertama kali dibaca oleh penerima email. Olehnya, penting untuk Anda memperhatikan penulisan subject dari email yang akan Anda kirim. Upayakan agar subject email ditulis dengan ringkas, padat, dan menggambarkan secara utuh pesan-pesan yang akan Anda sampaikan. Poin selanjutnya yang wajib Anda sertakan pada bagian ini adalah judul jurnal/karya atau variabel penting dari jurnal/karya dari orang yang akan Anda kirimkan pesan.

Greeting

Salam (greeting) yang digunakan dalam gaya formal dalam surat tertulis harus menyertakan academic degree (gelar akademik) atau salutation seperti "Mr." atau "Mrs.". Perlu diingat bahwa dalam dunia akademik, seseorang diidentifikasi dari nama belakanya. Olehnya, Anda dapat menggunakan nama belakang saja, atau dengan menggunakan nama lengkap.

  • Dear, Mr. Andi
  • Dear, Mrs. Andi
  • Dear, Prof. Andi
  • Dear, Dr. Andi
  • Dear, Andi, Ph.D

Body

Bagian ini berisi inti dari email Anda. Penulisan sebaiknya ringkas, padat dan jelas. Pada bagian ini, deskripsikan maksud Anda dengan tidak bertele-tele.

Pada baris pertama atau pada kalimat pertama, Anda dapat mengungkapkan pujian Anda terhadap karya penulis yang akan Anda hubungi.

  • I have read your journal entitled ....... (diisi dengan judul lengkap) and I am impressed with it.
  • I have read your journal on ....... (diisi dengan variabel penelitian yang dibahas) and I am impressed with it.
  • Your work is wonderful as I have read it.
  • Your work on ....... highly influences me.

I have just finished reading your journal on reading rate and I am impressed with the results of the research.

Selanjutnya, Anda dapat mulai meminta informasi yang ingin Anda ketahui lebih dalam lagi.

  • However, I still need more information about .......
  • However, there is something that would like to know more.

However, I still need more information about your research participants.

Berikutnya, Anda dapat masuk kedalam inti email Anda. Berikut beberapa ungkapan yang dapat Anda gunakan.

  • I am writing to enquire about .......
  • Could you please explain .......
  • Could you please provide information about .......
  • I would appreciate some information about .......

Could you please provide information about participants of your research especially their English skills? That part is very crucial for my work.

Closing

Bagian ini diakhiri dengan harapan Anda terhadap respon dari email yang Anda kirim.

  • I look forward to receiving .......
  • I would appreciate it if you could reply this as soon as possible.

I would appreciate it if you could reply my questions as soon as possible. Thank you in advance.

Ending

Ungkapan berikut ini ditulis dalam baris tersendiri dan diikuti oleh nama lengkap Anda pada baris dibawahnya.

  • Kind regards,
  • Best regards,
  • Sincerely,
  • Yours sincerely,
  • Sincerely yours,
  • Yours faithfully,
  • Faithfully yours,
  • Respectfully,

Sincerely,

Andi

Contoh

[Subject] Question about Your Work on Reading Rate

[Greeting] Dear, Professor Andi

[Body] I have just finished reading your journal on reading rate and I am impressed with the results of the research. However, I still need more information about your research participants.

Could you please provide information about participants of your research especially their English skills? That part is very crucial for my work.

[Closing] I would appreciate it if you could reply my questions as soon as possible. Thank you in advance.

[Ending] Faithfully yours,

Muhaimin Abdullah


Sebagai tambahan, berikut ini merupakan contoh email yang berisi pertanyaan atas jurnal yang telah saya terbitkan. Dalam email tersebut, salah seorang pembaca jurnal yang saya terbitkan bertanya tentang metodologi penelitian yang dalam hal ini tidak mencantumkan jenis bahasa dari teks yang saya gunakan dalam tes reading.

Berikut ini contoh request (permintaan informasi) yang saya kirimkan kepada seseorang dengan menggunakan bahasa formal tertulis.